Home › Kennisbank › Schoonmaakrobot zorginstelling › Pilot
Pilot met een schoonmaakrobot in de zorg: het draaiboek voor 4 weken
Kort antwoord: een goede pilot is vier weken, op één locatie, met één robot, één eigenaar en vijf cijfers die u vooraf vastlegt. Betrek vóór de start de functionaris gegevensbescherming, de infectiepreventie, de beveiliging en het team dat de vloer nu doet. Spreek ook vooraf af bij welke uitkomst u stopt. Dan weet u na vier weken of het bij uw locatie werkt, in plaats van of het in een brochure werkt.
| Onderwerp | Aanpak |
|---|---|
| Duur | 4 weken, plus een week voorbereiding |
| Omvang | 1 locatie, 1 robot, 1 gang of afdeling |
| Eigenaar | De locatiemanager of innovatiemanager, niet de leverancier |
| Kosten | Opzegbare testmaand. Lease Nexaro NR1700: €249 per maand all-in |
| Meetpunten | 5 cijfers, met een nulmeting vooraf |
| Uitkomst | Doorgaan, bijsturen of stoppen, vooraf vastgelegd |
Dit artikel is het vervolg op schoonmaakrobot in een zorginstelling: wanneer werkt het wél. Daar leest u of een robot bij uw locatie kan passen. Hier leest u hoe u dat in vier weken aantoont.
Waarom een pilot, en waarom klein
Een robot werkt of werkt niet op úw vloer, met úw drempels, úw bewoners en úw team. Dat staat in geen brochure en geen demo op een beursvloer. Een pilot is de goedkoopste manier om dat te weten.
Houd hem klein. Eén robot op één gang of afdeling leert u één ding tegelijk. Bij meerdere robots op meerdere locaties weet u bij een probleem niet of het aan de robot, de ruimte of de organisatie ligt. Werkt het op locatie één, dan is locatie twee een kopie.
Wie u vooraf betrekt
Het meeste dat misgaat bij een pilot zit niet in de techniek maar in wie het te laat hoort. Loop deze lijst af voordat de robot het gebouw in komt.
| Wie | Wat zij willen weten | Wanneer |
|---|---|---|
| Locatiemanager of innovatiemanager | Wat het oplevert en wanneer ik kan besluiten | Week 0, eigenaar van de pilot |
| Schoonmaakteam of teamleider zorg | Wat verandert er voor mij en blijft mijn werk? | Week 0, vóór de robot komt |
| Functionaris gegevensbescherming | Wat registreert de robot, waar staat dat en wie heeft toegang? | Week 0 |
| Infectiepreventie of preventiemedewerker | Waar wordt de container geleegd en hoe vaak gaat het filter? | Week 0 |
| Beveiliging | Wordt een rijdende robot als beweging gezien door de detectie? | Week 0 |
| Ondernemingsraad | Speelt er een advies- of instemmingsrecht? | Vraag het in week 0, besluit later |
Zeg hardop wat er niet gebeurt. Als er geen uren worden geschrapt maar verschoven naar detailwerk en cliëntcontact, zet dat dan op papier en deel het met het team vóór de start. Mens en robot samen, niet de een in plaats van de ander. Dat is geen slogan maar de reden dat teams meewerken.
Het draaiboek per week
| Week | Wat u doet | Resultaat |
|---|---|---|
| 0 Voorbereiding | Gratis vloerscan, route en laadplek kiezen, een halve meter vrij houden rond het dockingstation, instructiekaart bij het dock, nulmeting opnemen, betrokkenen informeren, afspraken met beveiliging en FG | Een vastgelegde route en een nulmeting |
| 1 Installatie en mapping | Robot plaatsen en de ruimte laten mappen op een rustig moment, bijvoorbeeld vroeg in de ochtend. Team zet de robot zelf aan. | Een kaart zonder mensen in de weg en een team dat de knop kent |
| 2 Dagelijks draaien | Robot rijdt de vaste route. U noteert elke ingreep en elke opmerking van team en bewoners. | Een eerste logboek van ingrepen en reacties |
| 3 Bijsturen | Route aanpassen op wat week 2 liet zien. Drempels, geparkeerde rollators en stoelen aanpakken. Metingen herhalen. | Een stabielere dag en vergelijkbare cijfers |
| 4 Evalueren en besluiten | Vijf cijfers naast de nulmeting leggen, team en FG horen, besluit nemen: doorgaan, bijsturen of stoppen. | Een besluit met cijfers erachter |
De mapping in week 1 doet u bewust op een rustig moment. Een robot die wordt bekeken of omzeild terwijl hij de ruimte leert, maakt een slechtere kaart. Kies dus niet het handigste moment maar het stilste.
Wat we zagen in een echte pilot, inclusief twee nachten die misgingen
Bij een zorgorganisatie met meerdere locaties draaide de Nexaro NR1700 twee weken in huiskamers en een deel van de gang, ongeveer 135 m² per nacht. De robot startte elke nacht om 22:00 uur zelf, in de stilste stand (Eco, 49 dB(A) volgens de fabrikant).
| Wat | Uitkomst |
|---|---|
| Volledig afgeronde nachten | 12 van de 14 |
| Reacties van bewoners en medewerkers | Geen opmerkingen, ook niet over geluid |
| Opvangbak legen | 2 minuten, twee tot drie keer per week, door de locatie zelf |
| Aan en uit zetten | Het team doet dat zelf, geen leverancier nodig |
| Overdag inzetbaar | In een kleine afsluitbare ruimte: 41 m² in 47 minuten |
De twee nachten die niet liepen
Op twee nachten startte of eindigde de robot niet zoals gepland. Geen van beide was een machinestoring.
- Iets in het wiel. De robot stopte en duwt dan niet door, zodat wiel en vloer heel blijven. Daarna werd hij verplaatst, waardoor hij niet meer terug kon naar zijn laadpunt. Voor de nachtdienst was daar nog geen afspraak over.
- Route naar het dock geblokkeerd. Er stond iets in de weg, en de robot bleef netjes staan tot de weg vrij was.
De oplossing was een interne afspraak, geen monteur: een instructiekaart bij elk dock met wat je doet als de robot stilstaat en wie je belt, ook voor de avond- en nachtdienst, en bij elke plaatsing een halve meter vrije ruimte rond het dockingstation. Omdat elke melding met tijdstip in de app staat, waren beide nachten dezelfde dag verklaard.
De les: de eerste pilotweken testen niet alleen de robot maar ook uw afspraken. Een robot die stopt als er iets in de weg staat, doet precies wat hij moet doen. Zorg dat uw nachtdienst weet wat dan de bedoeling is.
De vijf cijfers die u meet
Meet minder dan u denkt, maar meet het vooraf. Zonder nulmeting kunt u na vier weken niets aantonen. Veel robots loggen gereden oppervlak en gebruikstijd; vraag bij uw leverancier na welke gegevens u kunt uitlezen.
| Cijfer | Hoe u het meet | Nulmeting |
|---|---|---|
| 1 Dekking | Percentage van de geplande route dat de robot werkelijk heeft gereden | Niet van toepassing, meet vanaf week 2 |
| 2 Teruggegeven tijd | Uren per week die het team nog aan het vlakke vloerwerk besteedt, voor en na | Registreer 1 week vooraf |
| 3 Ingrepen | Aantal keren per week dat iemand de robot moet helpen of herstarten | Niet van toepassing |
| 4 Reactie | Drie vragen aan team en betrokken zorgmedewerkers: storend, neutraal of prettig, en waarom | Korte vragenlijst in week 0 en week 4 |
| 5 Vloerresultaat | Eenvoudige visuele score van de gang, twee keer per week door dezelfde persoon | Score vooraf |
Wanneer u stopt
Leg vooraf vast bij welke uitkomst u stopt. Anders wordt een tegenvallende pilot een discussie over gevoel.
Stop of stuur bij als de robot structureel hulp nodig heeft (veel ingrepen per week), als bewoners of team er aanhoudend onrustig van worden, of als de teruggegeven tijd na bijsturen nog steeds klein is. Spreek in week 0 per cijfer af wat u acceptabel vindt. Wij adviseren liever geen uitrol dan een robot die in de berging staat.
Wat er in de praktijk misgaat
| Fout | Gevolg | Beter |
|---|---|---|
| Geen eigenaar binnen de organisatie | De pilot loopt mee tot iemand vraagt wat het heeft opgeleverd | Eén naam, één besluitmoment in week 4 |
| Begonnen op de drukste afdeling | Robot en mensen lopen elkaar voortdurend in de weg | Start op een gang of afdeling met vlakke vloer en weinig losse spullen |
| Team hoort het op de dag zelf | Weerstand en weinig medewerking | Informeren in week 0, de robot samen aanzetten |
| Geen nulmeting | Geen bewijs, alleen een gevoel | Eén week voorafgaand registreren |
| Mappen tijdens drukte | Slechte kaart en veel ingrepen | Mappen op een rustig moment |
| Beveiliging niet ingelicht | Valse alarmmeldingen door de rijdende robot | Detectie vooraf afstemmen |
| Geen afspraak voor de nachtdienst | Een verplaatste of vastgelopen robot komt niet meer terug bij het dock | Instructiekaart bij het dock en een halve meter vrije ruimte |
Van pilot naar uitrol
Werkt de pilot, dan zijn er drie besluiten. Eén: welke locaties volgen en in welke volgorde. Twee: lease of koop, zie de kosten in het hoofdartikel. Drie: wie de robots dagelijks beheert. Betrek bij de uitrol de manager vastgoed of facilitair, want die tekent uiteindelijk voor het contract.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt een pilot met een schoonmaakrobot in de zorg?
Vier weken is genoeg om te zien of het werkt. In week 1 wordt de robot ingesteld en leert hij de route, in week 2 en 3 draait hij gewoon mee, in week 4 evalueert u en besluit u. Korter geeft te weinig zicht op storingen en reacties, langer stelt de beslissing alleen uit.
Wat kost een pilot?
Bij WerkmetKACHA is de testmaand opzegbaar zonder investering. Lease van de Nexaro NR1700 is €249 per maand all-in, inclusief installatie, onderhoud en support. De echte kostenpost is de tijd van uw eigen mensen, dus plan die vooraf in.
Wie moet er vooraf bij betrokken zijn?
Minimaal de locatiemanager als eigenaar, het schoonmaakteam of de teamleider zorg, de functionaris gegevensbescherming, de preventiemedewerker of infectiepreventie en de beveiliging. Bij een ondernemingsraad vraagt u vooraf of er een advies- of instemmingsrecht speelt, zodat u daar later niet op stuit.
Wat als de pilot niet werkt?
Dan stopt u, en dat is een goede uitkomst. Leg daarom vooraf vast bij welke resultaten u stopt. Een pilot die niet mag mislukken is geen pilot maar een uitrol met een andere naam.
Waarom beginnen met één locatie en één robot?
Omdat u dan één ding tegelijk leert. Met meerdere robots op meerdere locaties weet u bij een probleem niet of het aan de robot, de ruimte of de organisatie ligt. Werkt het op één locatie, dan is de uitrol naar de volgende een kopie.
Eerst weten of uw locatie geschikt is?
Begin met een gratis vloerscan. Wij komen langs, kijken naar uw vloer en zeggen eerlijk of een pilot zin heeft, ook als het antwoord nee is.
Gratis vloerscan aanvragen- WerkmetKACHA, Schoonmaakrobot in een zorginstelling: wanneer werkt het wél.
- Resultaten pilot: eigen metingen WerkmetKACHA bij een zorgorganisatie, september 2026, gelogd in de Nexaro-app. Geluidswaarde volgens opgave van de fabrikant.
- Prijzen en werkwijze testmaand: WerkmetKACHA, stand oktober 2026.
